Stává se vám, že uspořádáte poradu a po poradě nemáte v ruce hmatatelný výsledek, co se vyřešilo?
Kdo za to může?
Odpověď je Vy. Vy, jako šéf, jste zodpovědný za to, že porada byla ztráta času. Pokud to chcete změnit a vydělávat více peněz, je třeba změnit přístup.
Zde jsou v kostce má osobní pravidla pro vedení porad:
- Na poradu mám připravený plán, co budu řešit.
- Porada se pravidelně opakuje ve stejný čas / den.
- Mí podřízení dostanou s předstihem plán porady a vědí, co od nich bud chtít a očekávám jejich připravenost.
- Provedu inventuru toho, zda všichni splnili to, co měli z posledního setkání.
- Prezentuji nové úkoly, podněcuji diskusi, jak tyto úkoly nejefektivněji splnit, výsledkem je dohoda, že úkol je přijat a akceptován termín splnění.
- Porada končí.
Nepřipravenost či nesplnění úkolu musí být vyřešenou zpětnou vazbou.
A co brainstorming, používáte své kolegy pro nalezení těch nejlepších nápadů?
Je to skvělá věc a parta vašich kolegů vymyslí mnohem více než vy sám.
Zde opět mé vlastní postřehy pro brainstorming:
- Nikdy nedělejte brainstorming zároveň s poradou.
- Zakažte sobě i svým kolegům jakýkoliv nápad ihned hodnotit či kritizovat.
- Najděte čas, kdy účastníci nebudou v časovém presu.
- Pokud máte v kuchyňce víno, bez váhání ho kolegům rozlejte.
Postup:
- Všichni pozvaní znají s předstihem téma brainstormingu.
- Před brainstormingem se vyvarujte nějaké konfliktní situaci s účastníky.
- Na dané téma střílíme nápady jeden za druhým, jeden divnější než druhý, jako kdyby na světě neexistovala žádná omezení.
- Nápady zapisujeme na tabuli. V tuto chvíli je ZAKÁZÁNO jakýkoliv nápad hodnotit ať pozitivně či negativně.
- Smích a chechtání se je vždy přínosem.
- Jakmile již máme popsanou celou tabuli a tým není schopen generovat nové nápady, pak teprve dochází k hodnocení, vybrání vhodných cest a k dalšímu myšlenkovému rozpracování daného nápadu.
A co vykecávání se na poradě?
Stává se to vždy a každému, jehož vlastní ego začne vítězit nad chutí vyřešit aktuální pracovní problém.
Jako šéf, určujete kulturu těchto setkání vy. Hlídejte, zda se účastníci nenudí a stále jsou zapáleni pro společnou věc. Vykecávání se ve finále krade energii všem a vám jako šéfovi peníze. A bez vašeho vědomí se pak o poradě hovoří jako o „festivalu ztraceného času“.
Pokud chcete vést porady efektivněji nebo s uvedenými postupy nesouhlasíte, neváhejte mě kontaktovat, rád vám poskytnu argumenty, ze kterých vycházím.